Giften innen via Excel

Giften innen via ExcelDit praktijkvoorbeeld laat zien op welke wijze een stichting of kerkgemeenschap eenvoudig giften kan innen. De uitgangspunten voor dit voorbeeld zijn:

  • U verzamelt de machtigingen zelf (via ingevulde kaarten of een inschrijfformulier bijvoorbeeld), of gaat dit via ons laten doen
  • U heeft alle beschikbare gegevens in Excel gezet
  • U gaat gebruik maken van onze SEPA Incasso tool
  • U heeft een eigen incassocontract of sluit daar een contract met ons voor af

Hoe vraagt u toestemming voor giften

Uw organisatie is vaak voor een groot deel afhankelijk van giften. Daarom heeft u er baat bij dat u mensen bij voorkeur vraagt om een terugkerende gift. Daarvoor maakt u machtigingskaarten waarop mensen u toestemming geven om via een incasso geld af te schrijven van hun rekening. Op uw machtigingskaarten kunt u het bijvoorbeeld mogelijk maken om eenmalig, maandelijks, elk kwartaal of jaarlijks een incasso toe te staan van een bepaald bedrag. Uw machtigingskaart moet voldoen aan bepaalde wettelijke eisen. Doorbetalers kan u helpen hiermee of kan het voor u overnemen via een digitale machtiging of een e-machtiging (de e-machtiging is beschikbaar vanaf eind 2015).

Hoe administreert u de machtigingen

Elke machtigingskaart typt u over in een Excel bestand. Hierbij geeft u ook aan wanneer de incasso mag worden uitgevoerd (dus eenmalig, maandelijks, per kwartaal of per jaar). Dit Excelsheet vormt de basis voor de incasso-opdracht die u periodiek samenstelt.

Het periodiek samenstellen van incasso-opdrachten

Bijvoorbeeld elke maand maakt u een kopie van uw Excelsheet waarin u de machtigingen heeft bijgehouden. U laat alle eenmalige machtigingen en maandelijkse machtigingen staan. Als u in de eerste maand van een kwartaal zit, laat u alle kwartaalmachtigingen staan, en als u in de eerste maand van het jaar zit, laat u alle jaarlijkse machtigingen staan. Nu heeft u een complete lijst met alle giften die u deze maand wilt laten innen. Dat bestand slaat u op als CSV bestand.

In de Gratis SEPA Incasso tool maakt u nu een nieuwe batch aan. We hebben een intro filmpje gemaakt waarin u ziet hoe eenvoudig dit kan. Vervolgens importeert u het opgeslagen CSV bestand in de batch. Als alles goed gaat krijgt u de melding dat alle regels succesvol geïmporteerd zijn. Als sommige regels fout zijn kunt u die los downloaden en verbeteren. Daarna kunt u ze met de importfunctie weer toevoegen.

De incasso-opdracht laten uitvoeren

Als u klaar bent om de incasso-opdracht uit te laten voeren gaat u naar de optie ‘Genereer incasso bestand‘. Wanneer u een eigen incassocontract heeft, wordt nu het bestand gegenereerd wat u kunt inleveren bij de bank. Wanneer u een incassocontract via Doorbetalers heeft, krijgt u nu een scherm waarop een overzicht staat van hoe de opdracht precies zal worden uitgevoerd. Die kunt u dan starten.

Controleren hoe de opdracht verlopen is

Als u een eigen incassocontract heeft, zult u zien dat na enige tijd de betalingen binnenkomen op uw rekening. Vaak is dit 1 groot bedrag wat de hele batch in 1 keer bevat. Mensen kunnen ook gestorneerd hebben (het tegenhouden of terugdraaien van de incasso-opdracht), die worden weer van uw rekening afgehaald. In overleg zult u het daarvoor opnieuw moeten proberen in een volgende batch

Wanneer u een incassocontract van Doorbetalers heeft, kunt u volgen wat de betaalstatus is. U krijgt 10 dagen na het plannen het beschikbare bedrag uitbetaald. In de SEPA Incasso Tool kunt u zien welke bedragen zijn binnengekomen en welke gestorneerd zijn. U kunt vanuit de tool de gestorneerde bedragen opnieuw laten aanbieden. Ook kunt u een Excel export maken waarin alle betalingen en de uitkomsten daarvan staan ().

Activiteiten rondom jaaroverzichten

Als u een ANBI status heeft, is het belangrijk dat u aan het einde van het jaar jaaroverzichten maakt voor uw gevers.

Als u gebruik maakt van een eigen incassocontract zult u aan de hand van de maandelijks samengestelde incasso-opdrachten (de Excel of CSV bestanden) zelf moeten samenstellen wie wat gegeven heeft. Binnengekomen storneringen op uw rekeningoverzichten haalt u van de bedragen in de Excelsheet af en u laat Excel via een draaitabel de getallen per gever optellen. Aan de hand van een zogenaamde mailmerge kunt u automatisch een brief laten genereren voor elke gever.

Als u gebruik maakt van een Doorbetalers incassocontract kunt u een Excel export maken van het gehele jaar en daar vervolgens in Excel een draaitabel de getallen per gever laten optellen. Ook hier maakt u aan de hand van een zogenaamde mailmerge en kunt u automatisch een brief laten genereren voor elke gever.

Meer informatie

Vind u deze pagina handig?

Als u in contact wilt treden, wilt u dan uw email adres achterlaten?

Reageren is niet mogelijk