Incasso-opdracht samenstellen

Wat zijn de ingrediënten van een Incasso-opdracht

Wanneer u bij een aantal rekeninghouders bedragen wil gaan innen van hun rekeningen zult u een incasso-opdracht samenstellen. Deze opdracht stelt u samen op basis van de machtigingen die u eerder verzameld heeft en de incasso’s die nu moeten gaan plaatsvinden. Afhankelijk van de financiële software die u hiervoor gebruikt zult u hier verschillende handelingen voor moeten uitvoeren zoals het selecteren van de juiste machtigingen, het bepalen van de bedragen en het moment wanneer u de incasso’s wil ontvangen. Zodra alle incasso’s gedefinieerd heeft, genereert u een bestand wat u bij de bank kunt inleveren. De bank zal het bestand controleren en wanneer het geen fouten bevat wordt het ingepland.

Eenmalige en doorlopende incasso’s

In het onderdeel ‘Incassocontract afsluiten’ wordt gesproken over de verschillende soorten incassocontracten. Wanneer u een incassocontract voor eenmalige incasso’s heeft u kunt u de verzamelde machtigingen maar eenmaal gebruiken. Wanneer u op basis van deze machtigingen dus incasso’s in het incasso bestand zet zullen deze worden uitgevoerd, maar zal wanneer u een volgende keer met dezelfde machtiging een nieuwe incasso laat doen, deze worden afgemeld afgekeurd door de bank.

Wanneer gebruik maakt van een incassocontract voor doorlopende incasso’s is de situatie iets ingewikkelder. Afhankelijk van een financiële software moet u zelf kijken op welke manier u machtigingen gebruikt om de incasso uit te laten voeren. Bij elke incasso moet een code worden vermeld die aangeeft of de machtiging voor de eerste keer, de laatste keer of één van de keren daar tussen gebruikt wordt. Deze code heet Sequence Type en onderstaand plaatje geeft dit grafisch weer:

Sequence Type

Wanneer u een machtiging voor de eerste keer gebruikt moeten bij de incasso het Sequence Type First (FRST) opgeven. Wanneer u de machtiging eerder gebruikt heeft en de daarbij behorende incasso gelukt of gestorneerd is, gebruikt u het Sequence Type Recurring (RCNT). Wanneer u besloten heeft deze machtiging voor de laatste keer toe te passen, zal u het Sequence Type Final (FNAL) opgeven. Veel organisaties hebben ervoor gekozen het Sequence Type Final (FNAL) niet te gebruiken. De bank verplicht dit namelijk niet, en het levert extra administratie op die in veel gevallen onnodig is, omdat ook op een andere manier kan worden vastgelegd dat deze machtiging niet meer gebruikt gaat worden.

Er zijn een aantal gevallen wanneer u een eerder aangeboden incasso toch voorziet van het Sequence Type First (FRST):

  • De rekeninghouder heeft de incasso geweigerd: deze situatie komt voor wanneer de rekeninghouder uw rekeningnummer geblokkeerd heeft voor incasso’s of wanneer de rekeninghouder vóór uitvoer al aangeeft de incasso te weigeren. Dit is mogelijk omdat de bank in die 5 werkdagen voor uitvoer de incasso al zichtbaar maakt in de internetbankieren omgeving van de rekeninghouder
  • De incasso is door de bank niet geaccepteerd (bijvoorbeeld wegens limieten in uw incassocontract of niet kloppende rekeninggegevens)
  • Wanneer de rekeninghouder naar een andere bank is overgestapt is en gebruik maakt van de overstapservice

Bij een incassocontract voor doorlopende incasso’s is het dus enorm belangrijk dat u vastlegt wat het resultaat van de incasso-opdracht is geweest, omdat u anders het risico loopt de volgende keer het verkeerde Sequence Type op te geven waardoor de bank de incasso-opdracht weigert en u wellicht handmatig fouten moet verbeteren.

Één laatste opmerking: Vanaf november 2016 zal het Sequence Type FRST komen te vervallen. Dat maakt het allemaal een stuk gemakkelijker.

Hoe werkt het inleveren van een Incasso-opdracht

Wanneer gebruik maakt van een incassocontract voor eenmalige incasso’s, of een incasso-opdracht aanlevert met doorlopende machtigingen die u voor de eerste keer gebruikt, heeft de bank vijf werkdagen nodig om de incasso-opdracht goed te plannen. Wanneer u een incasso-opdracht aanbiedt met machtigingen die u al eerder succesvol heeft gebruikt, heeft de bank twee werkdagen nodig om de incasso-opdracht goed te kunnen plannen.

We hebben eerder gesproken over een incasso bestand (in het PAIN formaat) waar meerdere batches (bij elkaar horende incasso’s) in kunnen zitten. Een batch gaat altijd over één Sequence Type. Wanneer u dus een batch heeft met incasso’s die u voor de eerste keer doet, en een batch met incasso’s die al eerder zijn uitgevoerd (dus doorlopende incasso’s), zullen in dat ene incasso bestand twee batches zitten met een verschillende uitvoerdatum. Dit is voor de bank geen probleem. Onderstaand plaatje geeft het schematisch weer:

Incasso Bestand

Welke fouten kunnen er ontstaan tijdens het inleveren

Afhankelijk van de financiële software die u gebruikt loopt het risico dat het bestand meer of minder fouten bevatten. Zodra u het bestand heeft laten genereren, levert u het in bij de bank via uw internet bankieren omgeving. Tijdens het inleveren controleert de bank het bestand op een aantal factoren:

  • Is het bestand technisch in orde (is het leesbaar en interpreteerbaar door het systeem)
  • Blijft u binnen de gestelde limieten van uw incassocontract
  • Zijn de opgegeven rekeningnummers technisch juist. (Er wordt dus niet gecontroleerd of het rekeningnummer daadwerkelijk bestaat)
  • Indien u BIC nummers mee levert: horen deze bij het rekeningnummer

Wanneer het bestand technisch niet correct is, of u buiten de limieten van uw incassocontract gaat, zal de bank het gehele bestand afkeuren. In alle andere gevallen zal de bank bepaalde incasso’s in het bestand afkeuren. U kunt dan kiezen om deze los te verwijderen en de rest van het bestand te laten uitvoeren, of zelf het gehele bestand te weigeren en het zelf te verbeteren en opnieuw aan te leveren.

Wat kan Doorbetalers hierin betekenen

Doorbetalers biedt verschillende incasso diensten aan. Wij bieden de Gratis SEPA Incasso tool, een integratie met het boekhoudpakket Conscribo.nl en diverse maatwerk integraties. Hiermee biedt Doorbetalers de financiële software die u helpt eenvoudig Incasso-opdrachten samen te kunnen stellen. Omdat wij een beheerde incassodienst leveren hoeft u niet zelf bestanden te genereren, niet met batches te werken en worden de controles om te zorgen dat er correcte bestanden gegenereerd worden, door ons overgenomen. Feitelijk zorgen wij dus vanaf het begin tot het einde dat de incasso’s goed worden uitgevoerd. We verzamelen machtigingen, u geeft aan wat er betaald moet worden, en wij zorgen vervolgens dat de bank de opdracht krijgt, het geld aan ons uitbetaald en wij betalen het vervolgens weer aan u door. Wanneer er onverhoopt toch fouten gegevens in de machtigingenadministratie terecht zijn gekomen kunnen wij, indien er een e-mail adres bekend is, geautomatiseerd de rekeninghouder vragen deze gegevens eerst te verbeteren. Vervolgens kunnen we de verbeterde gegevens gebruiken voor het opnieuw uitvoeren van een incasso-opdracht. Hierbij willen wij onze klanten ontzorgen op het gebied van incassodienstverlening.

Vind u deze pagina handig?

Als u in contact wilt treden, wilt u dan uw email adres achterlaten?

Reacties kunnen niet achtergelaten worden op dit moment.