SEPA Incasso

Doel van SEPA Incasso

Met behulp van SEPA Incasso kunt u, met toestemming van rekeninghouders, op eigen initiatief geld afschrijven van hun rekeningen. SEPA Incasso wordt gebruikt om de hypotheek, verzekering, de stroom rekening, de contributie voor de sportclub te betalen, en zo zijn er nog vele mogelijkheden. U mag SEPA Incasso niet verwarren met de diensten die een incassobureau levert. Zij gaan achter mensen aan die hun rekening niet willen/kunnen betalen.

SEPA Incasso Proces

Dit plaatje is schematisch weergegeven hoe het proces rondom SEPA Incasso werkt. Voor elke stap hebben wij hieronder een inleiding geschreven, en wordt er in detail op ingegaan in de volgende hoofdstukken.

SEPA Incasso

Incassocontract afsluiten

Voordat er gebruik kan maken van SEPA Incasso moet u een incassocontract afsluiten. Dit contract kunt u afsluiten met een bank of met een Betaaldienstverlener (of Payment Service Provider). Een Betaaldienstverlener is een intermediair tussen u en de bank en biedt vaak toegevoegde waarde.

Incassocontracten bestaan in verschillende soorten en maten. Een van de belangrijkste verschillen is dat incassocontracten je de mogelijkheid geven eenmalige incasso’s uit te voeren, of doorlopende incasso’s. Bij een incassocontract voor eenmalige incasso’s moet de rekeninghouder voor elke incasso een nieuwe machtiging afgeven. Bij een incassocontract voor doorlopende incasso’s geeft de rekeninghouder eenmalig een machtiging af en kunt u op basis van die machtiging meerdere keren geld af laten schrijven.

Beheer Machtigingen

Wanneer u gaat werken met een Incassocontract, is het belangrijk dat u een machtigingenadministratie aanlegt. In die machtigingenadministratie houdt u bij welke machtigingen u van wie heeft gekregen en waar u die machtigingen voor mag gebruiken. Wettelijk gezien is een machtiging anno 2015 nog steeds een daadwerkelijk ondertekend papieren document, ook wel een document met een natte handtekening genoemd. Deze vorm is de enige juridisch geldige machtiging die er nu bestaat. Eind 2015 zullen de banken ook beginnen met eMandates, daarover meer in het onderdeel Machtigingen.

Het is dan juridisch gezien de enige geldig machtiging wanneer u een natte handtekening heeft, toch hebben veel partijen in Nederland besloten om zelf een digitale machtiging te implementeren. Dit kost u namelijk minder werk en is vaak veel goedkoper omdat u geen formulieren hoeft te laten drukken en die vervolgens niet handmatig in uw machtigingenadministratie hoeft op te nemen. Een digitale machtiging kan u op verschillende manieren verzamelen: het kan een invulformulier formulier op een website zijn waarbij de rekeninghouder vinkje moet zetten om de machtiging af te geven of de machtiging kan worden afgegeven door een respons te geven op een sms bericht. Er zijn nog vele andere mogelijkheden hiervoor.

Bij het gebruik van een digitale machtiging bestaat het risico dat wanneer de rekeninghouder er echt op staat, hij of zij het geld van u kunt terugvorderen, omdat u geen juridisch geldige machtiging heeft. Wanneer de rekeninghouder dit binnen acht weken doet, kost dit u klein bedrag (storneringsfee) naast het feit dat het geld wordt teruggehaald van uw rekening. Wanneer de rekeninghouder dit na acht weken doet kan het u wel € 65 extra kosten. In het hoofdstuk Storneringsproces kunt u hier meer over lezen.

Vanuit Doorbetalers adviseren wij voor grotere bedragen altijd te werken met een natte handtekening. Wanneer het gaat om kleinere bedragen, en om zaken waar de rekeninghouders graag voor betalen (zoals het meedoen met een wedstrijd), dan raden aan om een digitale machtiging te gebruiken.

Incasso opdracht samenstellen

Wanneer de machtigingen heeft verzameld en daarna geld wil gaan ophalen bij de rekeninghouders, kunt u een incasso-opdracht samenstellen. Dit doet u in uw administratiepakket of via een (online) tool. Een incasso-opdracht, ook wel een incasso batch genoemd, bevat alle incasso’s die op een bepaald moment moeten worden uitgevoerd. Het kunnen incasso’s zijn die u voor de eerste keer laten uitvoeren, en incasso’s die doorlopend zijn. Afhankelijk van het incassocontract dat u heeft afgesloten, kunt u ook doorlopende incasso’s laten uitvoeren.

Wanneer u de incasso-opdracht heeft samengesteld, kunt u deze exporteren naar een incasso bestand. Dit heet ook wel een PAIN bestand. Dit bestand kan inleveren bij de bank of bij de betaaldienstverlener. Vervolgens wordt uw incasso-opdracht uitgevoerd en zult u 2-5 werkdagen later het geld op uw rekening ontvangen.

Voormelden

Wanneer u een eenmalige incasso laat uitvoeren, of eens per jaar bij doorlopende incasso’s, moet u 2 weken vooraf een voormelding versturen. Dit kunt u doen door een email, sms of brief te versturen. Deze voormelding zorgt er voor dat rekeninghouders niet verrast worden, en werken in de regel ook goed om het risico op storneringen te verminderen.

Het geld ontvangen

Wanneer u een incasso-opdracht laat uitvoeren wordt het totale bedrag in een keer op uw rekening gestort. Wanneer er bepaalde incasso’s niet gelukt zijn worden deze als aparte bedragen weer van uw rekening afgehaald.

Storneringsproces

Een stornering is een incasso die mislukt is. Mislukte incasso’s worden als losse bedragen weer van uw rekening afgeschreven. Hierbij wordt ook een reden vermeld, zodat u kunt zien waarom het geld teruggehaald wordt.

Wanneer u storneringen heeft zult u actie moeten ondernemen. Afhankelijk van de reden zult u moeten beslissen of u contact opneemt met de rekeninghouder of niet. Een goede reden om contact op te nemen is als het rekeningnummer niet klopt, of de rekeninghouder zelf de incasso heeft laten storneren. Er zijn ook gevallen wanneer u in principe niet direct contact hoeft op te nemen, bijvoorbeeld bij een saldotekort. Dan kunt u kiezen om de incasso later opnieuw uit te laten voeren. In het hoofdstuk Storneringsproces gaan we dieper in op de verschillende manieren om het risico op storneringen zo klein mogelijk te maken.

Referenties

Voor de samenstelling van deze informatie is gebruik gemaakt van

Vind u deze pagina handig?

Als u in contact wilt treden, wilt u dan uw email adres achterlaten?

Reageren is niet mogelijk