Beheer Machtigingen

Wat is het doel van een machtiging

Een machtiging is een schriftelijke toestemming van een rekeninghouder om bedragen af te mogen schrijven van zijn of haar bankrekening voor een vooraf vastgesteld doel. De machtiging zorgt ervoor dat zowel u als de rekeninghouder de juiste informatie hebben rondom deze toestemming:

  • U gebruikt de informatie op de machtiging om te weten waar u het geld van kunt afschrijven en moet de machtiging te kunnen tonen in het geval van onenigheid rondom een afschrijving
  • De rekeninghouder gebruikte machtiging om te weten wie er geld gaat afschrijven, onder welke referentie en waar zij zich moeten melden om de machtiging terug in te trekken.

Waar moet een machtiging aan voldoen

Binnen de Eurozone (Single Euro Payments Area) zijn afspraken gemaakt over de eisen die gesteld worden aan een machtiging. Onderstaande lijst geeft de informatie weer die minimaal op een machtiging zichtbaar moet zijn. In deze lijst wordt u aangegeven als ‘Incassant’

  • Verplichte teksten:
    • Titel: SEPA Incasso Machtiging of SEPA Zakelijke Incasso Machtiging
    • Door ondertekening van dit machtigingsformulier, geeft u toestemming aan (A) {Naam van Incassant} een opdracht te sturen aan uw bank om een bedrag van uw rekening af te schrijven en aan (B) uw bank een bedrag van uw rekening af te schrijven conform de opdracht van { Naam van Incassant}.
    • Bij “SEPA Incasso Machtiging”: U heeft ondermeer het recht op terugboeking door uw bank conform de met uw bank overeengekomen voorwaarden. Een verzoek tot terugboeking moet ingediend worden binnen 8 weken vanaf de datum waarop het bedrag werd afgeschreven.
    • Bij “SEPA Zakelijke Incasso Machtiging”: Deze machtiging is uitsluitend bedoeld voor zakelijke incassotransacties tussen bedrijven. Na afschrijving heeft u geen recht om het bedrag terug te laten boeken. U heeft wel het recht om uw bank te vragen het bedrag niet af te schrijven van uw rekening. U kunt dit doen tot en met de dag waarop de afschrijving zou plaatsvinden.
  • Informatie over u (de Incassant)
    • Naam en evt Logo
    • Identificatiecode Incassant (IncassantID, dit is een nummer wat u in uw incassocontract vind)
    • NAW Gegevens
  • Informatie over de rekeninghouder
    • Naam
    • NAW gegevens
    • IBAN nummer
    • BIC nummer (niet verplicht en na 16 februari 2016 niet meer nodig, ook niet voor internationale incasso’s)
    • E-mail adres (niet verplicht maar wel aangeraden)
    • Handtekening, datum en plaats van ondertekening
  • Informatie over de machtiging zelf
    • Doel van deze machtiging
    • Type machtiging (een eenmalige-, of doorlopende incasso)
    • Referentienummer (niet verplicht, en dit mag u ook later invullen)

Er worden geen concrete eisen gesteld hoe de machtiging er precies moet uitzien, maar het is aan te raden om het een en ander overzichtelijk weer te geven. Op het internet zijn voldoende voorbeelden beschikbaar van goed opgezette machtigingen. Onderstaand een plaatje hiervan, en enkele links naar voorbeelden op het internet.

Machtiging

Wanneer u machtigingen verzameld is het van belang dat u de vastlegging ervan zodanig opzet dat u de machtigingen gemakkelijk kunt terugvinden. Dit kunt u doen door elke machtiging een uniek volgnummer te geven, maar in het geval dat u het machtigingsformulier vooraf wilt laten drukken is dit geen goede optie. U moet er dan voor zorgen dat u kunt zoeken op verschillende gegevens van die machtiging zoals bijvoorbeeld naam en rekeningnummer.

Verder is het belangrijk uw machtigingen te bewaren tot uiterlijk 1 jaar na de laatst uitgevoerde incasso.

Het aanpassen of stoppen van een machtiging

Sommige organisaties laten machtigingsformulieren drukken, maar voegen daar ook gelijk een formulier aan toe om de machtiging terug in te laten trekken. Sinds de invoering van de Europese Incasso is het niet meer mogelijk een machtiging te wijzigen. U zult bij een wijziging een nieuwe incassomachtiging moeten vastleggen. De enige uitzondering is wanneer een rekeninghouder gebruik maakt van de overstap service van een bank. De bank zal u dan een bericht toesturen met het nieuwe rekeningnummer van de rekeninghouder. Dat rekeningnummer kunt u dan vervangen in de machtigingenadministratie. Wanneer de rekeninghouder naar een andere bank is overgestapt is het belangrijk om de machtiging in de administratie te markeren als een nieuwe machtiging. (meer hierover in het onderdeel Incasso opdracht samenstellen – Eenmalige en doorlopende incasso’s)

Wanneer u of de rekeninghouder een machtiging wil beëindigen, kunt u in uw machtigingenadministratie eenvoudig aangeven dat de machtiging niet meer gebruikt mag worden. U hoeft bij de bank verder niets te regelen. In het geval dat u 100% zeker wel stellen dat de machtiging verder niet meer gebruikt kan worden, zou u nog kunnen overwegen om bij de laatste incasso aan te geven dat dit de laatste incasso met deze machtiging is (zie hoofdstuk Incasso opdracht samenstellen – Eenmalige en doorlopende incasso’s). Wanneer u dat doet kunt in technisch gezien bij de bank geen nieuwe incasso’s meer aanbieden onder deze machtiging.

Let op: Een machtiging die 36 maanden niet gebruikt wordt, verliest ook zijn geldigheid.

Wat is een Melding Onterechte Incasso en wat kost het u

Wanneer u een incasso laat uitvoeren bij een rekeninghouder, kan deze altijd binnen acht weken via de internetbankieren omgeving de incasso laten terugdraaien, dus storneren. Na deze periode van acht weken is er nog een periode van 13 maanden waarin de rekeninghouder bij de bank schriftelijk bezwaar kan maken tegen de incasso. Dit kan alleen wanneer de incasso is uitgevoerd zonder geldige machtiging. Eerder hebben we al beschreven dat de enige juridisch geldig machtiging een papieren document met een echte handtekening is. Wanneer u bij zo’n bezwaar dit document niet kunt laten zien, ontstaat een zogenaamde Melding Onterechte Incasso (MOI). Op dat moment krijgt u een boete, die rond de € 65 kost. Wanneer u wel een geldige machtiging en kunt laten zien heeft de rekeninghouder geen grond voor zijn klacht.

Veel organisaties, vooral wanneer ze op het internet actief zijn, kiezen er ondanks het risico op de Melding Onterechte Incasso, toch voor om geen papieren documenten met handtekeningen te verzamelen. Via een website laten zij dan een digitale machtiging afgeven, wat inhoudt dat zij de machtiging op het scherm afbeelden en de rekeninghouder met een vinkje ‘ik ga akkoord’ vragen om het akkoord voor deze machtiging. Zij slaan de informatie dan op en gebruiken deze in het incasso traject. Als het gaat om niet al te grote bedragen, of om zaken waar de rekeninghouder graag voor betaald, kunt u ervoor kiezen deze methode toe te passen. Wanneer het gaat om grotere bedragen raden wij eigenlijk altijd aan om de papieren machtiging toch te verzamelen.

Digitale Incassomachtigingen (eMandates)

Aan het einde van 2015 introduceren de banken een nieuwe dienst: Incassomachtigingen. Deze dienst gaat ongeveer op dezelfde manier werken als iDeal nu werkt met als doel Digitale Incassomachtigingen te verzamelen welke rechtsgeldig zijn. Die Incassomachtigingen werken op de volgende manier:

De rekeninghouder wordt door bijvoorbeeld een webwinkel naar een speciale website van de bank gestuurd. Daar logt deze in via de normale manier van internetbankieren. In de eigen internetbankieren omgeving wordt afgebeeld waar de rekeninghouder exact een machtiging voor afgeeft, en kan deze de machtiging digitaal ondertekenen zoals ook iDeal betalingen of overboekingen ondertekend worden. Wanneer de rekeninghouder deze ondertekening heeft gedaan ontvangt de webwinkel de gegevens van de machtiging terug, en kan vervolgens incasso opdrachten met deze machtiging indienen.

Zodra de rekeninghouder de machtiging wil terugtrekken kan deze eenvoudig inloggen op de eigen internetbankieren omgeving, daar de machtiging selecteren en terug intrekken. Op die manier heeft de bank voor haar eigen rekeninghouders de machtigingen administratie gerealiseerd. Wij voorzien dat dit in de toekomst steeds meer de standaard zal worden, en een mooi alternatief zal zijn voor het gebruik van iDeal bij doorlopende betalingen.

Wat kan Doorbetalers hierin betekenen

Doorbetalers biedt verschillende incasso diensten aan. Wij bieden de Gratis SEPA Incasso tool, een integratie met het boekhoudpakket Conscribo.nl en diverse maatwerk integraties. Wanneer u gebruik maakt van deze diensten registreren wij alle gegevens van de machtigingen. Feitelijk leggen wij dus voor u een machtigingenadministratie aan.

Het verzamelen van de machtiging doen wij via e-mail. Wij sturen de door u opgegeven rekeninghouders een e-mail met het verzoek op onze website een machtiging te ondertekenen. Op onze website beelden wij vervolgens de machtiging af met het eerder beschreven vinkje. Daarmee geeft de rekeninghouder de machtiging af. Wanneer de rekeninghouder beslist de machtiging terug in te trekken, kan deze via hetzelfde linkje de machtiging ophalen en daarin aangeven dat deze niet meer gebruikt mag worden. Op die manier kunnen wij ervoor zorgen dat de machtigingen administratie steeds up-to-date blijft.

Vind u deze pagina handig?

Als u in contact wilt treden, wilt u dan uw email adres achterlaten?

Reacties kunnen niet achtergelaten worden op dit moment.