Giften innen via Conscribo

ConscriboConscribo wordt door veel uiteenlopende stichtingen, verenigingen en andere organisaties gebruikt voor de volledige leden- en financiële administratie. Dit praktijkvoorbeeld laat zien op welke wijze een stichting of bijvoorbeeld een kerkgemeenschap giften kan innen met het gebruik van Conscribo en optioneel Doorbetalers. De uitgangspunten voor dit voorbeeld zijn:

 

  • U verzamelt de machtigingen zelf (via ingevulde kaarten of een inschrijfformulier bijvoorbeeld), of laat dit door ons laten doen
  • U heeft gegevens van uw leden in Conscribo, in de Conscribo ledenadministratie gezet.
  • U sluit een incassocontract via ons af
  • U laat dit werk doen door de penningmeester.

Dit voorbeeld werkt goed wanneer u ook ingewikkeldere situaties goed wilt kunnen afhandelen (denk aan verschillende betaalfrequenties,  automatische berekeningen of  grote hoeveelheden inningen). Door de integratie met de Conscribo boekhouding, werkt het optimaal wanneer u ook de administratie in Conscribo voert. Is dit alles niet nodig, dan kunt u ook gebruik maken van Doorbetalers via de gratis incassotool van Doorbetalers.

Hoe vraagt u toestemming voor giften

Uw organisatie is vaak voor een groot deel afhankelijk van giften. Daarom heeft u er baat bij dat u mensen bij voorkeur vraagt om een terugkerende gift. Daarvoor maakt u machtigingskaarten waarop mensen u toestemming geven om via een incasso geld af te schrijven van hun rekening. Op uw machtigingskaarten kunt u het bijvoorbeeld mogelijk maken om eenmalig, maandelijks, elk kwartaal of jaarlijks een incasso toe te staan van een bepaald bedrag. Uw machtigingskaart moet voldoen aan bepaalde wettelijke eisen. Doorbetalers kan u helpen hiermee of kan het voor u overnemen via een digitale machtiging of een e-machtiging (de e-machtiging is beschikbaar vanaf eind 2015).

Hoe administreert u de leden en machtigingen

Conscribo bevat een ledenadministratiemodule. U kunt er voor kiezen om al uw relaties/leden hier in bij te houden, of u houdt alleen de leden bij die u een machtiging hebben gegeven. Wanneer u een nieuwe machtiging ontvangt, zet u de gegevens daarvan bij het lid in de ledenadministratie. U kunt er ook voor kiezen om ons de machtiging te laten regelen. In dat geval zijn alleen de naam en het e-mailadres verplicht en zullen wij, bij de eerste gelegenheid dat er een incasso moet worden uitgevoerd, zorgen dat de persoon de machtiging afgeeft of weigert. U kunt de ledenadministratie voorzien van uw eigen gegevens en gebaseerd daarop verschillende bedragen en op verschillende tijden innen. Ook kunt u bijvoorbeeld betalingsvoorkeuren opgeven om een gedeelte van uw leden een factuur te sturen, en een ander deel via incasso te laten incasseren.

Het periodiek samenstellen van incasso-opdrachten

In Conscribo kunt u gebruik maken van automatische-, of incidentele- inningen. Hierin stelt u in wie, wat, wanneer dient te betalen op basis van de ledenadministratie. Vervolgens, kan Conscribo hier een incasso, facturen, en natuurlijk Doorbetalers opdrachten voor aanmaken.

De incasso-opdracht laten uitvoeren

Na het instellen van de inning is het periodiek weinig werk om met de contributie om te gaan. Over hoe dit met Doorbetalers werkt hebben we een handig filmpje gemaakt.

Controleren hoe de opdracht verlopen is

Wanneer u een incassocontract van Doorbetalers heeft, kunt u volgen wat de betaalstatus is. U krijgt 10 dagen na de plandatum het beschikbare bedrag uitbetaald. In de Conscribo kunt u op elk moment zien welke bedragen zijn binnengekomen en welke gestorneerd zijn. U kunt vanuit Conscribo de gestorneerde bedragen opnieuw laten aanbieden. Aangezien Conscribo ook een boekhoudpakket is,  heeft het tijdens het hele traject steeds ook de financiële administratie bijgehouden.

Activiteiten rondom jaaroverzichten

Als u een ANBI status heeft, is het belangrijk dat u aan het einde van het jaar jaaroverzichten maakt voor uw gevers.
Vanuit Conscribo kunt u een giftenoverzicht aanmaken. U gebruikt hiervoor ‘Het overzicht per relatie’ Deze overzichten kunt u direct printen. U ziet hierop wat een lid gedurende het jaar aan giften heeft gegeven.

Meer informatie

Vind u deze pagina handig?

Als u in contact wilt treden, wilt u dan uw email adres achterlaten?

Reacties kunnen niet achtergelaten worden op dit moment.